الحوكمة والشفافية والإفصاح

الحوكمة والشفافية والإفصاح

الحوكمة والشفافية والإفصاح

 سرية وخصوصية المعلومات 
 إن خصوصية موقع جمعية أصدقاء بنوك الدم الخيرية ومستخدميه من الأمور التي نولي لها اهتمام كبيراً ونعتبرها من الأمور الأساسية التي نحرص عليها، كما اننا نحترم ونحمي خصوصية جميع مستخدمي موقع الجمعية ، لذلك فإننا لن نكشف اي معلومات لأي طرف ثالث الا بعد الحصول على اذن مسبق منك.
 
2- موقع جمعية أصدقاء بنوك الدم الخيرية وملفات تعريف الارتباط :
 
عند زيارتك الأولى لموقع الجمعية ، يتم إرسال "ملف تعريف ارتباط cookie"، إلى جهاز الكمبيوتر لديك. "ملف تعريف ارتباط" وهو بيانات تعرّف عنك كمستخدم متميز عن غيره، وذلك لأجل احد الأغراض التالية:
 
* تخزين المعلومات الشخصية التي تسجلها بنفسك من أجلك لتقديمها لك عند طلبها. 
* للتعرف عليك عند العودة الى موقع الجمعية .
* لمساعدة موقع الجمعية في تحديد المحتويات التي تناسبك وتقديمها لك.
 
ولن تكشف الجمعية ملفات تعريف الارتباط إلى أي طرف ثالث إلا إذا استلزم اجراء قضائي ذلك، مثل مذكرة تفتيش، مذكرة جلب، قانون شرعي، أو أمر من المحكمة.
 
عندما تستعمل متصفحك لأول مرة، ستجد في معظم الحالات أن خيارات الإعداد فيه تقبل ملفات تعريف الارتباط. ويمكنك أن تغير ذلك في متصفحك وتجعله يرفض كل ملفات تعريف الارتباط أو ينبّهك حين تُرسَل ملف تعريف ارتباط إليك. ولكن اعرف أن بعض أجزاء خدمات خدمات موقع الجمعية قد لا تعمل بشكل جيد إذا كان متصفحك يرفض ملفات تعريف الارتباط.
 
3- نوعية المعلومات التي تجمع عنك :
لا نقوم في جمعية أصدقاء بنوك الدم الخيرية بجمع أي معلومات خاصة بك (مثل اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني، إلخ) إلا عندما تقوم أنت بنفسك وبعِلم منك بتزويدنا بهذه المعلومات. والمعلومات التي يسجلها الموقع وتحفظها هي معلومات مثل الوقت الذي تتصفح به ونوع المتصفح ولغتة وعنوان الايبي (IP) الخاص بك، وتُستعمل هذه المعلومات للتثبت من سجلاتنا وتوفير خدمات أفضل لمستخدمي موقع الجمعية ، فمثلاً  قد نستعمل عنوان الايبي (IP) الخاص بك لتظهر لك إعلانات موجهه الى بلدك.
 
4- محتوى موقع جمعية أصدقاء بنوك الدم الخيرية :
 
يحتوي موقع جمعية أصدقاء بنوك الدم على روابط ومؤشرات متصلة بمواقع الشبكة العالمية الأخرى، ومرتبطة كذلك بمصادر موقع الجمعية والرعاة الرسميين. كما أن الروابط المتوجهة إلى موقع الجمعية أو الخارجة منه نحو مواقع أخرى تحت إشراف أطراف ثالثة، لا تعتبر مصادق عليها من قبل جمعية أصدقاء بنوك الدم ولا من أي من تابعيها أو فروعها أو أي طرف ثالث من مصادرها أو أي من محتوياتها. ولا تمثل جمعية أصدقاء بنوك الدم أو تصادق على صحة أو مشروعية أي نصح أو رأي أو تقرير أو أي معلومات تعرض أو تنشر من خلال موقع الجمعية عن طريق اعضائها . وبناء على ذلك، فإنكم تقرون بأنكم تتحملون المسئولية الكاملة في حال الاعتماد على مثل هذا النصح أو التقرير أو التذكير أو هذه المعلومات. ولجمعية أصدقاء بنوك الدم الحق، مع جميع التحفظات، في تصحيح أي خطأ أو حذف لأي جزء من موقع اللجنة. لا تراجع جمعية أصدقاء بنوك الدم، ولا يمكنها أن تراجع، كل المواد المرسلة إلى موقعها من طرف مستخدمي الموقع، وبالتالي فإن جمعية أصدقاء بنوك الدم ليست مسئولة عن أية مادة من المواد المرسلة إليها من قبل مستعملي موقعها. غير أن جمعية أصدقاء بنوك الدم الخيرية تحتفظ بحقها، تحت أي ظرف من الظروف، في إبداء أية معلومات ضرورية نظرا لأي سبب قانوني أو تنظيمي أو حكومي، ولجمعية أصدقاء بنوك الدم كامل الحق في تحرير أو رفض إرسال أو حذف أي معلومات أو مواد، كاملة أو جزئية، تعتبرها جمعية أصدقاء بنوك الدم الخيرية منافية لهذا الاتفاق أو منتهكة له.
 
5- موافقتك والتغييرات في سياسة الخصوصية :
إن تصفحك واستخدامك لخدمات جمعية أصدقاء بنوك الدم يعني بأنك موافق على جمع المعلومات عنك واستعمالها كما هو مذكور في هذه السياسة وفي إتفاقية الإستخدام. وقد تقوم جمعية أصدقاء بنوك الدم بإجراء تغيرات في سياسة الخصوصية او اتفاقية الاستخدام من حين إلى آخر. وعندما نقوم بذلك سنضع تلك التغييرات على هذه الصفحة او صفحة اتفاقية الاستخدام لكي تكون أنت دائما على علم بنوع المعلومات التي نجمعها وكيفية استخدامنا لها وفي أية ظروف نكشف عنها.
 
 

سياسة تعارض المصالح

 

  • تمهيد
  1. تحترمُ " جمعية أصدقاء بنوك الدم الخيرية" خصوصيةَ كلّ شخصٍ يعمل لصالحها،وتَعدُ ما يقوم به من تصرفاتٍ خارجَ إطار العمل ليس من اهتمامها ، إلا أنَّ الجمعية ترى أن المصالح الشخصية لمن يعمل لصالحها أثناءَ ممارسةِ أيِّ أنشطةٍ اجتماعيةٍ ، أو مالي ، أو غيرها ، قد تتداخلُ ، بصورةٍ مباشرةٍ أو غيرِ مباشرةٍ ، مع موضوعيتهِ ، أو ولائهِ للجمعية مما قدْ ينشأُ معه تعارض في المصالح .

 

  1. تُؤمن الجمعية بقيمها ومبادئها المتمثلةِ في النزاهةِ والعمل الجماعيِ والعنايةِ والمبادرةِ والإنجازِ ، وتأتي سياسة تعارض المصالح الصادرة عن الجمعية ؛ لتعزيز تلك القيم وحمايتها، وذلك لتفادي أن تؤثّر المصلحة الشخصية أو العائلية، أو المهنية لأيّ شخصٍ يعمل لصالح الجمعية على أداء واجباته تجاه الجمعية، أو أن يتَحّصلَ من خلال تلك المصالح على مكاسب ٍعلى حساب الجمعية.

 

  • نطاق وأهداف السياسة
  1. مع عدم الإخلال بما جاء في التشريعات والقوانين المعمول بها في المملكة العربية السعودية التي تحكُم تعارض المصالح، ونظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية، واللائحة الأساسية للجمعية، تأتي هذه السياسة استكمالاً لها ، دونَ أن تحلَّ محلها .

 

  1. تُطبق هذه السياسة على كل شخص يعمل لصالح الجمعية، ويشمل ذلك أعضاء الجمعية العمومية وأعضاء مجلس الإدارة، وأعضاء اللجان المنبثقة من مجلس الإدارة، ومديري الجمعية التنفيذيين، وجميع موظفيها ومتطوعيها.
  2. يشمل تعارض المصالح، ما يتعلق بالأشخاص أنفسهم المذكورين في الفقرة السابقة ومصالح أي شخص آخر تكون لهم علاقة شخصية بهم، ويشمل هؤلاء الزوجة، الأبناء، الوالدين، الأشقاء، أو غيرهم من أفراد العائلة
  3. تُعدُّ هذه السياسة جزءاً لا يتجزأُ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها سواء كانت تلك الوثائق قرارا تعيين أو عقود عمل .
  4. تُضّمن الجمعية العقود التي تبرمها مع استشارييها الخارجيين أو غيرهم، نصوصاً تنظم تعارض المصالح بما يتفق مع أحكام هذه السياسة.
  5. تهدف هذه السياسة إلى حماية الجمعية وسمعتها ومن يعمل لصالحها من أي أشكال تعارض المصالح السلبية التي قد تنشأ بسبب عدم الإفصاح.

 

  • مسئوليات وصلاحيات مجلس الإدارة والإدارة التنفيذية الخاصة بسياسة تنظيم تعارض المصالح
  1. إدارة تعارض المصالح أحد الاختصاصات الرئيسة لمجلس الإدارة.
  2. يجوز للمجلس تكوين لجان محددة أو تكليف احد لجانها لمنبثقة من المجلس للنظر في المسائل التي من المحتمل أن تنطوي على تعارض مصالح مع مراعاة متطلبات استقلالية تلك اللجان.
  3. لا يكون الشخص في حالة تعارض مصالح إلا إذا قرر مجلس إدارة الجمعية في ما يخص تعاملات الجمعية مع الغير أو تعاملات أعضاء المجلس وكبار التنفيذيين في الجمعية أن الحالة تنضوي على تعارض مصالح ، وتكون صلاحية القرار مع المسئول التنفيذي بخصوص باقي موظفي الجمعية.
  4. يجوز لمجلس الإدارة وفقاً لسلطتها التقديرية أن يقرر – بشأن كل حالة على حدة – الإعفاء من المسئولية عند تعارض المصالح الذي قد ينشأ عرضاً من حين لآخر في سياق نشاطات الشخص وقراراته المعتادة ، أو الذي قد ينشأ في سياق عمله مع الجمعية ، سواء ما يتعلق بمصالح مالية أو بمصالح تعيقه عن القيام بواجبه في التصرف على أكمل وجه بما يتوافق مع مصالح الجمعية.
  5. عندما يقرر مجلس الإدارة أن الحالة تعارض مصالح، يلتزم صاحب المصلحة المتعارضة بتصحيح وضعه وبجميع الإجراءات التي يقررها مجلس الإدارة وإتباع الإجراءات المنظمة لذلك.
  6. لمجلس إدارة الجمعية صلاحية إيقاع الجزاءات على مخالفي هذه السياسة ، ورفع القضايا الجنائية والحقوقية للمطالبة بالأضرار التي قد تنجم عن عدم التزام جميع ذوي العلاقة بها .
  7. مجلس الإدارة هو المخول في تفسير أحكام هذه السياسة على أن لا يتعارض ذلك مع الأنظمة السارية واللائحة الأساسية للجمعية وأنظمة الجهات المشرفة.
  8. يعتمد مجلس الإدارة هذه السياسة، ويبلغ جميع موظفي الجمعية وتكون نافذة من تاريخ الإبلاغ.
  9. يتولى مجلس الإدارة التأكد من تنفيذ هذه السياسة والعمل بموجبها وإجراء التعديلات اللازمة عليها .

 

  • حالات تعارض المصالح
  1. لا يعني وجود مصلحةٍ لشخص يعمل لصالح الجمعية في أي نشاط يتعلق سواء بشكل مباشر أو غير مباشر بالجمعية، قيام تعارض في المصالح بين الطرفين. ولكن قد ينشأ تعارض المصالح عندما يطلب ممن يعمل لصالح الجمعية أن يبدي رأياً، أو يتخذ قراراً ، أو يقوم بتصرف لمصلحة الجمعية،وتكون لديه في نفسا لوقت إمَّا مصلحة تتعلق بشكل مباشر أو غير مباشر بالرأي المطلوب منه إبداؤه، أو بالتصرف المطلوب منه اتخاذه ، أو أن يكون لديه التزام تجاه طرف آخر غير الجمعية يتعلق بهذا الرأي أو القرار أو التصرف.  إذ تنطوي حالات تعارض المصالح على انتهاكٍ للسرية ، وإساءةٍ لاستعمال الثقة، وتحقيقٍ لمكاسب شخصية، وزعزعةٍ للولاء للجمعية.
  2. هذه السياسة تضع أمثلة لمعايير سلوكية لعدد من المواقف إلا أنها بالضرورة لا تغطى جميع المواقف الأخرى المحتمل حدوثها، ويتحتم على كل من يعمل لصالح الجمعية التصرف من تلقاء أنفسهم بصورة تتماشى مع هذه السياسة، وتجنب ما قد يبدو أنه سلوك يخالف هذه السياسة ومن الأمثلة على حالات التعارض مايلي :
  • ينشأ تعارض المصالح مثلاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو عضو أي لجنة من لجانها وأي من موظفي الجمعية مشاركاً في أوله صلة بأي نشاط، أو له مصلحة شخصية أو مصلحة تنظيمية أو مهنية في أي عمل أو نشاط قد يؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على موضوعية قرارات ذلك العضو أو الموظف أو على قدراته في تأدية واجباته ومسئولياته تجاه الجمعية.
  • ينشأ التعارض في المصالح أيضاً في حالة أن عضو مجلس الإدارة أو أحد كبار التنفيذيين يتلقى أو يحصل على مكاسب شخصية من أي طرف آخر سواء كان ذلك بطريقة مباشرة أو غير مباشرة مستفيداً من موقعة ومشاركته في إدارة شؤون الجمعية.
  • قد ينشأ التعارض في المصالح من خلالا لاستفادة المادية من خلال الدخول في معاملات مادية بالبيع أو الشراء أو التأجير للجمعية.
  • أيضا قد ينشأ التعارض في المصالح من خلال تعيين الأبناء أو الأقرباء في الوظائف أو توقيع عقود معهم
  • من إحدى صور تعارض المصالح تكون في حال ارتباط من يعمل لصالح الجمعية في جهة أخرى ويكون بينها تعاملات مع الجمعية.
  • الهدايا والإكراميات التي يحصل عليها عضو مجلس الإدارة أو موظف الجمعية من أمثلة تعارض المصالح.
  • الاستثمار أو الملكية في نشاط تجاري أو منشأة تقدم خدمات أو تستقبل خدمات حالية من الجمعية او تبحث عن التعامل مع الجمعية.
  • إفشاء الأسرار أو إعطاء المعلومات التي تعتبرملكًاخاصًا للجمعية، والتي يطلع عليها بحكم العضوية أو الوظيفة، ولو بعد تركه الخدمة.
  • قبول أحد الأقارب لهدايا من أشخاص أوجهات تتعامل مع الجمعية بهدف التأثير على تصرفات العضو أو الموظف بالجمعية قد ينتج عنه تعارض المصالح.
  • تسلم عضو مجلس الإدارة أو الموظف أو أحد أفراد عائلته من أي جهة لمبالغ أو أشياء ذات قيمة بسبب تعامل تلك الجهة مع الجمعية أو سعيها للتعامل معها.
  • قيام أي جهة تتعامل أو تسعى للتعامل مع الجمعية بدفع قيمة فواتير مطلوبة من الموظف أو أحد أفراد عائلته .
  • استخدام أصول وممتلكات الجمعية للمصلحة الشخصية من شأنه أنْ يُظِهرَ تعارضاً في المصالح فعلياً أو محتملاً، كاستغلال أوقات دوام الجمعية، أو موظفيها، أو معداتها، أو منافعها لغير مصالح الجمعية أو أهدافها، أو إساءةِ استخدامِ المعلومات المحصلة من خلال علاقةِ الشخصِ بالجمعيةِ؛ لتحقيق مكاسب شخصية، أو عائلية، أو مهنية، أو أيَّ مصالح أخرى.

 

  • الالتزامات
  1. على كل من يعمل لصالح الجمعية أن يلتزم بالتالي:
  • الإقرار على سياسة تعارض المصالح المعتمدة من الجمعية عند الارتباط بالجمعية
  • الالتزام بقيم العدالة والنزاهة والمسؤولية والأمانة وعدم المحاباة أو الواسطة أو تقديم مصلحة النفس أو الآخرين على مصالح الجمعية.
  • عدم الاستفادة بشكل غير قانوني ماديا أو معنوياً هو أو أي من أهله وأصدقائه ومعارفه من خلال أداء عمله لصالح الجمعيةً.
  • تجنب المشاركة في اتخاذ القرارات التي تؤدي لتعارض مصالح أو توحي بذلك
  • تعبئة نموذج الجمعية الخاص بالإفصاح عن المصالح سنويا.
  • الإفصاح لرئيسه المباشر عن أي حالة تعارض مصالح أو شبهة تعارض مصالح طارئة سواء كانت مالية أو غير مالية.
  • الإبلاغ عن أي حالة تعارض مصالح قد تنتج عنه أو هن غيره ممن يعمل لصالح الجمعية.
  • تقديم ما يثبت إنهاء حالة تعارض المصالح، في حال وجوده، أو في حال طلب الجمعية ذلك.                

 

  • متطلبات الإفصاح
  1. يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين والمتطوعين التقيد التام بالإفصاح للجمعية عن الحالات التالية، حيثما انطبق، والحصول على موافقتها في كل حالة، حيثما اقتضت الحاجة، سواء انطوت على تعارض فعلي أو محتمل للمصالح أم لا:
  • يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسئول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظائف يشغلونها، أو ارتباط شخصي لهم مع جمعية أو مؤسسة خارجية، سواء كانت داخل المملكة أم خارجها.
  • يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسئول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية حصص ملكية لهم في المؤسسات الربحية.
  • يتعين على أعضاء مجلس الإدارة والمسئول التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح عن أية وظيفة أو مصلحة مالية أو حصة ملكية تخص أي من أفراد أسرهم (الوالدان والزوجة/الزوجات/الزوج والأبناء/البنات) في أية جمعيات أو مؤسسات ربحية تتعامل مع الجمعية أو تسعى للتعامل معها.
  • يتعين على كل أعضاء مجلس الإدارة والمسئولين التنفيذي وغيرهم من الموظفين والمتطوعين الإفصاح للجمعية والحصول على موافقتها على أية حالة يمكن أن تنطوي على تعارض محظور في المصالح. وتخضع جميع هذه الحالات للمراجعة والتقييم من قبل مجلس إدارة الجمعية واتخاذ القرار في ذلك. عند انتقال الموظف إلى وظيفة رئاسية في الجمعية أو إلى وظيفة في إدارة أخرى أو غير ذلك من الوظائف التي ربما تنطوي على تعارض في المصالح، ربما يتعين على الموظف إعادة تعبئة نموذج تعارض المصالح وأخلاقيات العمل وبيان الإفصاح في غضون 30 يوما من تغيير الوظيفة. كما تقع على عاتق الرئيس المباشر للموظف مسؤولية التأكد من قيام الموظف بتعبئة استمارة الإفصاح على نحو تام.
  1. يعرّض التقصير في الإفصاح عن هذه المصالح والحصول على موافقة الجمعية عليها المسئول التنفيذي وغيره من الموظفين والمتطوعين للإجراءات التأديبية طبقا لنظام العمل والتنمية الاجتماعية في المملكة العربية السعودية واللائحة الأساسية في الجمعية.

 

  • تقارير تعارض المصالح

 

  1. تودع جميع نماذج إفصاح أعضاء مجلس الإدارة لدى اللجنة التنفيذية بالجمعية
  2. تودع جميع نماذج إفصاح موظفي أو متطوعي الجمعية لدى الإدارة في ملف خاص بالإدارة
  3. يُقدم مراجع حسابات الجمعية الخارجي تقريراً خاصاً  بالأعمال والعقود المبرمة لصالح الجمعية والتي تنطوي على مصلحة مباشرة أو غير مباشرة لعضو المجلس، حال طلب ِرئيسِ مجلس الإدارة، ويُضمن ذلك مع تقريره السنوي لأداء الجمعية الذي يقدمه للجمعية العمومية.
  4. تُصدر الإدارة المخولة بالمراجعة الداخلية تقريرا ًسنوياً يُعرض على مجلس الإدارة يُوضّح تفاصيل الأعمال أو العقود التي انطوت على مصلحة لموظفي الجمعية وفقاً لنماذج الإفصاح المودعة لديها.

 

حيث إنِّ هذه السياسة تُعد جزءاً لا يتجزأ من الوثائق التي تربط الجمعية بالأشخاص العاملين لصالحها، فإنه لا يجوز مخالفةَ أحكامها والالتزامات الواردة بها.

 

سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

  • مقدمة

هذا الدليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية إتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية.

  • النطاق

يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية وبالأخص رؤساء أقسام أو إدارات الجمعية والمسئولين التنفيذيين وأمين مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.

  • إدارة الوثائق

يجب على الجمعية الاحتفاظ بجميع الوثائق في مركز إدا ري بمقر الجمعية، وتشمل الآتي:   اللائحة الأساسية للجمعية وأي لوائح نظامية أخرى، سجل العضوية والاشتراكات في الجمعية العمومية يحتوي على بيانات كل من الأعضاء المؤسسين ً موضحا أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامهم، سجل العضوية في مجلس الإدارة يحتوي تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ وطريقة ً موضحا اكتسابها (بالانتخاب  /التزكية )ويبين فيه بتاريخ الانتهاء والسبب ، سجل اجتماعات الجمعية العمومية، سجل اجتماعات وقرارات مجلس الإدارة، السجلات المالية والبنكية وال  عهد، سجل الممتلكات والأصول، ملفات لحفظ كافة الفواتير والإيصالات، سجل المكاتبات والرسائل، سجل الزيارات، سجل التبرعات، تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة العمل والتنمية الاجتماعية .ويجب ختمها وترقيمها قبل الحفظ ويتولى مجلس الإدارة تحديد المسئول عن ذلك.

  • الاحتفاظ بالوثائق

 يجب على الجمعية تحديد مدة حفظ لجميع الوثائق التي لديها.وفق التقسيم الأتي(حفظ دائم،  حفظ لمدة5سنوات، حفظ لمدة 10 سنوات، حفظ مؤقتا لمدة سنة واحدة )

  1. إعداد لائحة توضح نوع السجلات في كل قسم يجب الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظا على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل الحرائق وغيرها
  2. الاحتفاظ بنسخة إلكترونية في مكان آمن مثل السيرفرات الصلبة أو السحابية أو ما شابهها يجب أن تضع الجمعية لائحة خاصة بإجراءات التعامل مع الوثائق وطلب الموظف لأي ملف من الأرشيف وإعادتها وغير ذلك مما يتعلق بمكان الأرشيف وتهيئته ونظامه.
  3. الاحتفاظ بالوثائق بطريقة منظمة حتى يسهل الرجوع للوثائق ولضمان عدم الوقوع في مظنة الفقدان أو السرقة أو التلف.
  • إتلاف الوثائق
  1. تحديد طريقة التخلص من الوثائق التي انتهت المدة المحددة للاحتفاظ بها وتحديد المسؤول عن ذلك
  2. إصدار مذكرة فيها تفاصيل الوثائق التي تم التخلص منها بعد انتهاء مدة الاحتفاظ بها ويوقع عليها المسئول التنفيذي ومجلس الإدارة. بعد المراجعة واعتماد الإتلاف، تشكل لجنة للتخلص من الوثائق بطريقة آمنة وسليمة وغير مضرة بالبيئة وتضمن إتلاف كامل للوثائق
  3. تكتب اللجنة المشرفة على الإتلاف محضرا رسميا ويتم الاحتفاظ به في الأرشيف مع عمل نسخ للمسؤولين المعنيين .

 

سياسة خصوصية البيانات

مقدمة

توجب سياسة خصوصية البيانات على كل من يعمل لصالح الجمعية (ويشمل أعضاء مجالمصلحة.ة والمسئولين التنفيذيين والموظفين والمستشارين والمتطوعين )المحافظة على خصوصية بيانات المانحين والمتبرعين والمتطوعين والمستفيدين وعدم مشاركتها لأي أحد إلا في نطاق ضيق جدا حسب ما سيوضح في الفقرات التالية .كما توجب السياسة استخدام البيانات الخاصة لأغراض الجمعية فقط بما تقتضيه المصلحة.

النطاق

 تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسئولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية.

البيانات

 تشمل أي بيانات عامة أو خاصة مثل البيانات الشخصية أو البريد الإلكتروني أو المراسلات المتبرعين أو المستفيدين من خدمات، المانحين، م للجمعية سواء من المتطوعين َّ قد ُ أو أي بيانات أخرى ت الجمعية.

الضمانات

تهدف هذه السياسة إلى توضيح إجراءات التعامل مع البيانات والمحافظة على خصوصيتها داخل الجمعية أو من خلال موقع الجمعية الإلكتروني. تضمن الجمعية ما يلي:

  1. أن تتعامل الجمعية مع جميع بيانات المتعاملين معها بسرية تامة ما لم يوافقوا على النشر
  2. لن تقوم ببيع أو مشاركة بيانات المتعاملين معها مع أي جهة أخرى دون إذنهم
  3. لن ترسل الجمعية أي إيميلات أو رسائل نصية للمتعاملين معها سواء بواسطتها أو بواسطة أي جهة اخرى دون إذنهم.
  4. أن تنشر الجمعية سياسة خصوصية البيانات على موقعها الإلكتروني، إن وجد، وأن تكون متوفرة عند الطلب مطبوعة أو إلكترونية.
  5. أن يكون للجمعية سياسة خاصة بخصوصية البيانات للمواقع الإلكترونية.

 

 

سياسة جمع التبرعات

مقدمة

الغرض من هذه السياسة التعريف بالمبادئ والإرشادات الخاصة لجمع الموارد المالية من مختلف المصادر للجمعية.

النطاق

تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة في جمع التبرعات والمسؤوليات المحددة لجامعي التبرعات ومانحيها، وفيما يتعلق باستخدام الأموال والمسؤولية عنها.

البيان

تضمن الجمعية وكل ما يتبعها على حدة أن:

  1. تعمل على الدوام بطريقة تتسم بالعدالة وبالأمانة والاستقامة والشفافية.
  2. تلتزم، في جميع أنشطتها، بقوانينها السارية ولوائحها وبمبادئها وممارساتها.
  3. يعتبر مجلس إدارة الجمعية أنفسهم مسؤولين أمام من قدموا إليهم الأموال. وعليهم الامتناع عن استخدام الرسائل أو الرسوم والصور التي تستغل بؤس الإنسان، أو تمس، بأي شكل من الأشكال، بكرامته.
  4. لا يستغل منسوبو الجمعية موقعهم لتحقيق منفعة شخصية. وعليهم ألا يقبلوا كتعويض سوى أجرهم أو الأتعاب المحددة لهم.
  5. تلتزم الجمعية بأي لائحة تصدر من الجهات المشرفة عليها، بشأن حقوق المتبرعين. ويحق للمتبرعين، أولا وقبل كل شيء، الحصول في حينه على المعلومات الكاملة عن كيفية استخدام أموالهم.
  6. تُستخدم جميع الأموال التي تم جمعها في الأغراض الذي جُمعت من أجلها، وذلك خلال الفترة الزمنية التي اتفق عليها.
  7. تبقى تكلفة جمع التبرعات في جميع الحالات محصورة في نسبة مئوية من الدخل مقبولة عامة داخل أوساط مهنة جمع التبرعات ومن الجمهور. ويكون هناك توازن مناسب بين التكاليف والدخل والجودة.
  8. يطبق نظام محاسبي معترف به لتتبع حركة التبرعات ومراقبتها. وإعداد تقارير دقيقة في حينه ونشرها علنا، متضمنة المبالغ التي تم جمعها وكيفية إنفاقها والنسبة الصافية المخصصة للهدف أو للنشاط.

المسؤوليات

تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع الأفراد الذين يتولون جمع التبرعات من القطاع العام أو الخاص أو غير الربحي أو من المصادر الأخرى.

ويشجع أولئك الذين يُستخدمون لجمع التبرعات على توقيع مدونة القواعد الأخلاقية والسلوك المهني.

آلية جمع التبرعات

  1. لا يتم جمع أي تبرعات نقدية بأي طريقة كانت.
  2. توجد لدى الجمعية  حسابات مخصصة. لكل مشروع حساب خاص به في البنوك المحلية ، متاحة للمتبرعين فيها الصدقات والزكوات
  3. هناك تبرعات مخصصة لبعض الأسر عن طريق الإدارة النسائية أو إدارة الجمعية في المكتب الرئيسي أو المكاتب الفرعية.
  4. جمع التبرعات عن طريق الرسائل النصية عبر حساب الصدقات . وقد تم الحصول على موافقة بذلك.

 

سياسات واجراءات مكافحة تمويل الإرهاب وغسيل الأموال

 

المقدمة
تعد سياسة الوقاية من عمليات غسل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب أحد الركائز الأساسية التي اتخذتها الجمعية في مجال الرقابة المالية وفقاً لنظام مكافحة غسل الأموال السعودي الصادر بالمرسوم الملكي رقم م/31 بتاريخ 11/5/1433هـ، ولائحته التنفيذية وجميع التعديلات اللاحقة ليتوافق مع هذه السياسة.
النطاق
تحدد هذه السياسة المسؤوليات العامة على كافة العاملين ومن لهم علاقات تعاقدية وتطوعية في الجمعية.
البيان
طرق الوقائية التي اتخذتها الجمعية في سبيل مكافحة عمليات غسل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب:
تحديد وفهم وتقييم لمخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب التي تتعرض لها الجمعية.
 اتخاذ قرارات مبررة في شأن الحد من مخاطر غسل الأموال وتمويل الإرهاب الخاصة بالمنتجات والخدمات.
 تعزيز برامج بناء القدرات والتدريب رفع كفاءة العاملين بما يتلاءم مع نوعية الأعمال في الجمعية في مجال المكافحة.
 رفع كفاءة القنوات المستخدمة للمكافحة وتحسين جودة التعرف على العملاء وإجراءات العناية الواجبة.
 توفير الأدوات اللازمة التي تساعد على رفع جودة وفاعلية الأعمال في الجمعية.
 إقامة برامج توعوية لرفع مستوى الوعي لدى العاملين في الجمعية لمكافحة غسل الأموال وجرائم تمويل الإرهاب.
 الاعتماد على القنوات المالية غير النقدية والاستفادة من مميزاتها للتقليل من استخدام النقد في المصروفات.
 التعرف على المستفيد الحقيقي ذو الصفة الطبيعية أو الاعتبارية في التبادل المالي.
 السعي في إيجاد عمليات ربط الكتروني مع الجهات ذات العلاقة للمساهمة في التأكد من هوية الأشخاص والمبالغ المشتبه بها.
المسؤوليات
تطبق هذه السياسة ضمن أنشطة الجمعية وعلى جميع العاملين الذين يعملون تحت إدارة واشراف الجمعية الاطلاع على الأنظمة المتعلقة بمكافحة غسل الأموال وعلى هذه السياسة والإلمام بها والتوقيع عليها، والالتزام بما ورد فيها من أحكام عند أداء واجباتهم ومسؤولياتهم الوظيفية. وعلى الإدارة المالية نشر الوعي في ذلك الخصوص وتزويد جميع الإدارات والأقسام بنسخة منها.
وتحرص الجمعية حال التعاقد مع متعاونين على التأكد من إتباعهم والتزامهم بقواعد مكافحة غسل الأموال وتمويل الإرهاب.
انتهى.

 

سياسة تنظيم العلاقة مع المستفيدين

 تمهيد:

تضع جمعية أصدقاء بنوك الدم الخيرية السياسات والإجراءات التي تنظم علاقتها بجميع الأطراف من مستفيدين وداعمين ومتطوعين وخلافه , بما يكفل حقوق الجمعية وكافة هذه الأطراف. وتشكل أنظمة العمل والعقود المصدر الأساسي في تحديد حقوق وواجبات المتعاقدين وطريقة أدائها وتبعات التقصير في الأداء، وحدود المسؤولية وطريقة تسوية الخلافات التي قد تنشأ من جراء تنفيذ هذه العقود والخدمات بشكل يكفل حماية الأطراف ذات العلاقة مع الجمعية.

وتركز جمعية أصدقاء بنوك الدم الخيرية على صيغة العلاقات مع المستفيدين , وتضع لها أولوية من خلال وضع آلية لتنظيم هذه العلاقة. مع مراجعتها باستمرار والتعديل عليها وتعميمها بما يكفل حقوق المستفيد.

 

الهدف العام:

تقديم خدمة متميزة للمستفيدين من كافة الشرائح بإتقان وسرعة وجودة عالية لإنجاز معاملاتهم ومتابعة متطلباتهم ومقترحاتهم والعمل على مواصلة التطوير والتحسين التي تتم بالتعاون مع كافة الجهات للوصول إلى تحقيق الأهداف، والوصول إليهم بأسهل الطرق دون الحاجة إلى طلب المستفيد.

 

الأهداف التفصيلية:

تقدير حاجة المستفيد وكافة الفئات المستفيدة في الجمعية من خلال تسهيل الإجراءات وحصولهم على كافة الخدمات المطلوبة دون عناء ومشقة.

  • تقديم الخدمات المتكاملة بأحدث الأساليب الالكترونية في خدمة المستفيد.
  • تقديم المعلومات والإجابات بشكل ملائم بما يتناسب مع تساؤلات المستفيدين واستفساراتهم من خلال عدة قنوات.
  • تقديم خدمة للمستفيد من موقعه حفاظاً لوقته وتقديراً لظروفه وسرعة انجاز خدمته.
  • التركيز على عملية قياس رضا المستفيد كوسيلة لرفع جودة الخدمة المقدمة والتحسين المستمر لإجراء تقديم خدمة وأداء مقدم الخدمة.
  • زيادة ثقة وانتماء المستفيدين بالجمعية من خلال تبني أفضل المعايير.

 

والممارسات في تقديم الخدمة للمستفيد وذلك عن طريق ما يلي:

  1. تصحيح المفاهيم السائدة لدى المستفيد عن الخدمات المقدمة في الجمعية.
  2. تكوين انطباعات وقناعات ايجابية جديدة نحو الجمعية وما تقدم من خدمات.
  3. نشر ثقافة تقييم الخدمة لدى المستفيد والتشجيع على ذلك والتأكد على أن تقييم جودة الخدمة حق من حقوق المستفيد حيث أنها أداة للتقويم والتطوير لا للعقاب والتشهير.
  4. نشر ثقافة جودة الخدمة بين جميع الأقسام التي تقدم خدماتها للمستفيدين الداخلي أو الخارجي.
  5. ابتكار مفاهيم وتقنيات إدارية للارتقاء بمستوى ونوعية الخدمات المقدمة للمستفيد ومحاولة القضاء على معوقات تقديم خدمات ذات جودة عالية وذلك من خلال التطوير والتحسين المستمر للخدمات المقدمة للمستفيد من خلال تلمس أراء المستفيدين.

 

 

  • القنوات المستخدمة للتواصل مع المستفيدين:
  1. المقابلة.
  2. الاتصالات الهاتفية.
  3. وسائل التواصل الاجتماعي.
  4. الخطابات.
  5. خدمات طلب المساعدة.
  6. خدمة التطوع.
  7. الموقع الالكتروني للجمعية.
  8. مناديب المكاتب الفرعية.

 

  • الأدوات المتاحة لموظف علاقات المستفيدين للتواصل مع المستفيدين:
  1. اللائحة الأساسية للجمعية.
  2. دليل خدمات البحث الاجتماعي.
  3. دليل سياسة الدعم للمستفيدين.
  4. طلب دعم مستفيد.

 

  • ويتم التعامل مع المستفيد على مختلف المستويات لإنهاء معاملاته بالشكل التالي:
  1. استقبال المستفيد بلباقة واحترام والإجابة على جميع الاستفسارات وإعطاء المراجع الوقت الكافي.
  2. التأكد من تقديم المراجع كافة المعلومات المطلوبة، وعلى الموظف مطابقة البيانات والتأكد من صلاحيتها وقت التقديم.
  3. في حالة عدم وضوح الإجراءات للمستفيد فعلى الموظف إحالته لمسئول البحث الاجتماعي للإجابة على تساؤلاته وإيضاح الجوانب التنظيمية.
  4. التأكد على صحة البيانات المقدمة من طالب الدعم والتوقيع عليها وأنه مسؤول مسئولية مباشرة عن صحة المعلومات.
  5. التوضيح للمستفيد بأن طلبه سيرفع للجنة البحث لدراسة طلبه والرد عليه بشأن قبوله أو رفضه خلال مدة لا تقل عن أسبوعين.
  6. استكمال اجراءات التسجيل مع اكتمال الطلبات.
  7. تقديم الخدمة اللازمة.

 

سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمة البلاغات
جمعية أصدقاء بنوك الدم الخيرية

  1. مقدمة

توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات (ويشار إليها فيما بعد، السياسة) لجمعية  بنوك الدم الخيرية  (ويشار إليها فيما بعد، الجمعية) على أعضاء مجلس الإدارة والمسئول التنفيذي وموظفي ومتطوعي الجمعية الالتزام بمعايير عالية من الأخلاق الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم. وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة أو خطر جدي أو سوء تصرف محتمل قد تتعرض له الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب. كما يجب على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول بها. تهدف هذه السياسة إلى تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم إلى أن القيام بهذا الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية.

  1. النطاق

تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسئولين تنفيذيين أو موظفين أو متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية، وبدون أي استثناء. ويمكن أيضا لأي من أصحاب المصلحة من مستفيدين ومانحين ومتبرعين وغيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات.

  1. المخالفات

تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو تلك التي تشكل خطراً على الصحة أو السلامة أو البيئة.
وتشمل المخالفات اللاتي يتوجب الإبلاغ عنها، على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:

  • السلوك غير القانوني (بما في ذلك الرشوة أو الفساد) أو سوء التصرف.
  • سوء التصرف المالي (بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة، إساءة استخدام الأشياء القيمة، عمليات غسيل الأموال أو دعم لجهات مشبوهة)
  • عدم الإفصاح عن حالات تعارض المصالح (مثل استخدام شخص منصبه في الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الآخرين فوق مصلحة الجمعية)
  • إمكانية الاحتيال (بما في ذلك إضاعة، إخفاء أو إتلاف الوثائق الرسمية)
  • الجرائم الجنائية المرتكبة، أو التي يتم ارتكابها، أو التي يحتمل ارتكابها أيا كان نوعها.
  • عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة.
  • الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة.
  • الإفصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية.
  • التلاعب بالبيانات المحاسبية.
  • تهديد صحة الموظفون وسلامتهم.
  • انتهاك قواعد السلوك المهني والسلوك غير الأخلاقي.
  • سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية.
  • مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه.
  1. الضمانات

تهدف هذه السياسة إلى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية للإبلاغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضهم للانتقام أو الإيذاء نتيجة لذلك. وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البلاغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته الاجتماعية في الجمعية ولأي شكل من أشكال العقاب نتيجة قيامه بالإبلاغ عن أية مخالفة شريطة أن يتم الإبلاغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البلاغ معطيات اشتباه صادقة ومعقولة، ولا يهم إذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطئ.

من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ، فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البلاغ عند عدم رغبته في ذلك، ما لم ينص القانون على خلاف ذلك. وسيتم بذل كل جهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم البلاغ عن أي مخالفة. ولكن في حالات معينة، يتوجب للتعامل مع أي بلاغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البلاغ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف الهوية أمام أي محكمة مختصة. كذلك يتوجب على مقدم البلاغ المحافظة على سرية البلاغ المقدم من قبله وعدم كشفه لأي موظف أو شخص آخر. ويتوجب عليه أيضا عدم إجراء أية تحقيقات بنفسه حول البلاغ. كما تضمن السياسة عدم إيذاء مقدم البلاغ بسبب الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة.

  1. إجراءات الإبلاغ عن مخالفة
  • يفضل الإبلاغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ الإجراء المناسب في حينه.
  • على الرغم من أنه لا يطلب من مقدم البلاغ إثبات صحة البلاغ، إلا أنه يجب أن يكون قادراً على إثبات أنه قدم البلاغ بحسن نية.
  • يتم تقديم البلاغ خطيا (وفق النموذج المرفق) عن طريق العنوان البريدي للجمعية

 

  1. معالجة البلاغ

يعتمد الإجراء المتخذ بخصوص الإبلاغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها. إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخلي أو تحقيق رسمي. ويتم إتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ:

  • تقوم(اللجنة التنفيذية) عند استلام البلاغات باطلاع رئيس مجلس الإدارة والمسئول التنفيذي للجمعية (إذا لم يكن البلاغ موجها ضد الأخير )على مضمون البلاغ خلال أسبوع من استلام البلاغ.
  • يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق والشكل الذي يجب أن يتخذه. ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة لإجراء تحقيق.
  • يتم تزويد مقدم البلاغ خلال10 أيام بإشعار استلام البلاغ ورقم هاتف للتواصل.
  • إذا تبين أن البلاغ غير مبرر، فلن يتم إجراء أي تحقيق إضافي. ويكون هذا القرار نهائيا وغير قابل لإعادة النظر ما لم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البلاغ.
  • إذا تبين أن البلاغ يستند إلى معطيات معقولة ومبررة، يتم إحالة البلاغ إلى النيابة العامة للتحقيق في البلاغ وإصدار التوصية المناسبة.
  • يجب على (اللجنة التنفيذية) الانتهاء من التحقيق في البلاغ وإصدار التوصية خلال عشرة أيام عمل من تاريخ إحالة البلاغ.
  • ترفع اللجنة التنفيذية توصياتها إلى رئيس المجلس للمصادقة والاعتماد.
  • يتم تحديد الإجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات وقانون العمل الساري المفعول.
  • متى كان ذلك ممكنا، تزويد مقدم البلاغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراؤه. ومع ذلك، لا يجوز إعلام مقدم البلاغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليه إخلال الجمعية بالتزامات السرية تجاه شخص آخر.
  • تلتزم الجمعية بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة ومناسبة، ولكنها لا تضمن أن تنسجم طريقة معالجة البلاغ مع رغبات مقدم البلاغ.

 

ملحق: نموذج إبلاغ عن مخالفة


معلومات مقدم البلاغ (يمكن عدم تعبئة هذا الجزء إذا لم يرغب مقدم البلاغ بكشف هويته)
الاسم...............................................................................................................................
الدور الوظيفي...................................................................................................................
الإدارة.............................................................................................................................
رقم الهاتف......................................................................................................................
البريد الإلكتروني.............................................................................................................
معلومات صندوق البريد ....................................................................................................
معلومات مرتكب المخالفة...................................................................................................
معلومات الشهود (إن وجدوا. وبالإمكان إرفاق ورقة إضافية في حالة وجود أكثر من شاهد)
الاسم ..........................................................................................................................
الدور الوظيفي................................................................................................................
الإدارة..........................................................................................................................
رقم الهاتف....................................................................................................................
البريد الإلكتروني...........................................................................................................
التفاصيل ....................................................................................................................
طبيعة ونوع المخالفة........................................................................................................

تاريخ ارتكاب المخالفة وتاريخ العلم بها..................................................................................
مكان حدوث المخالفة ......................................................................................................
بيانات أو مستندات تثبت ارتكاب المخالفة...............................................................................
أسماء أشخاص آخرين اشتركوا في ارتكاب المخالفة.................................................................

................................................................................................................................
أية معلومات أو تفاصيل أخرى ................................................................................................................................
................................................................................................................................
تاريخ تقديم البلاغ:........................................................................................................
التوقيع: